Khai Báo Hải Quan Là Gì? Hướng Dẫn Từ A–Z Theo Quy Định Mới Nhất

Khai báo hải quan là bước bắt buộc cần có trong các hoạt động xuất nhập khẩu quyết định trực tiếp đến thời gian thông quan cũng như chi phí thuế và mức độ rủi ro pháp lý của doanh nghiệp. Không phải doanh nghiệp cá nhân cũng hiểu rõ khai báo hải quan là gì, giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm những gì và thực hiện theo quy định mới nhất như thế nào. 

Trong bài viết này, NBT logistics sẽ chia sẻ chi tiết quy trình khai báo hải quan đảm bảo đúng pháp lý và hạn chế tối đa các lỗi thường gặp khi thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá. 

1. Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là một trong những thủ tục hành chính bắt buộc cần thực hiện với tổ chức hay cá nhân khi đưa hàng hoá hoặc các phương tiện vận  tải xuất nhập khẩu quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam. Đây là một trong những yêu cầu pháp lý nhằm đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu được diễn ra một cách minh bạch, đúng quy định và được các cơ quan chức năng kiểm soát một cách chặt chẽ. 

Theo Điều 25 Luật Hải quan năm 2014 (Luật số 54/2014/QH13), khai báo hải quan là bước đầu tiên và có vai trò then chốt trong toàn bộ quy trình thủ tục hải quan. Thông qua việc khai báo, cơ quan hải quan có cơ sở để giám sát, kiểm tra và ra quyết định cho phép hàng hóa được thông quan hợp pháp.

Trong quá trình khai báo, người khai hải quan cần cung cấp đầy đủ thông tin chính xác liên quan đến lô hàng như mã HS, xuất xứ hàng hóa, trị giá, số lượng, mục đích nhập khẩu, điều kiện giao hàng, hợp đồng, vận đơn, thuế suất và các chứng từ kèm theo. Những dữ liệu này giúp cơ quan hải quan xác định chính sách quản lý áp dụng, tính đúng và thu đủ các loại thuế, đồng thời phục vụ công tác phân luồng và quản lý rủi ro.

Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển mạnh và xu hướng số hóa toàn diện thì hoạt động khai báo hải quan ngày càng đóng vai trò quan trọng. Từ năm 2014, Việt Nam đã triển khai rộng rãi hệ thống khai báo hải quan điện tử, chuyển từ hình thức thủ công sang nền tảng VNACCS/VCIS. Sự chuyển đổi này giúp rút ngắn được thời gian thông quan, nâng cao được vai trò quản lý nhà nước góp phần hạn chế thất thu thuế tạo thuận lợi và điều kiện cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. 

2. Ai là người phải khai báo hải quan?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, trách nhiệm khai báo hải quan không chỉ thuộc về một cá nhân hay tổ chức duy nhất mà được áp dụng cho nhiều chủ thể liên quan trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu, quá cảnh và vận chuyển hàng hóa qua biên giới bao gồm: 

- Chủ hàng hoá xuất nhập khẩu là đối tượng có trách nhiệm chính trong khai báo hải quan. Đây có thể là tổ chức hoặc cá nhân sở hữu hàng hoá trực tiếp tham gia vào các hoạt động xuất nhập khẩu. Vì vậy, chủ hàng phải kê khai đầy đủ và trung thực các thông tin về lô hàng cũng như chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý đối với các nội dung đã kê khai. 

- Người được uỷ quyền khai báo hải quan sẽ thực hiện với trường hợp chủ hàng không trực tiếp thực hiện thủ tục. Việc uỷ quyền này cần được lập hợp pháp đầy đủ giấy tờ theo quy định để đảm bảo được giá trị pháp lý khi làm việc với cơ quan hải quan. 

- Đại lý làm thủ tục hải quan là chủ thể phổ biến trên thị trường hiện nay, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Các đơn vị này sẽ có chức năng hỗ trợ khách hàng khai báo trên hệ thống điện tử, lập tờ khai, chuẩn bị hồ sơ cũng như nộp cho cơ quan hải quan theo đúng quy định. 

- Chủ phương tiện hoặc người điều khiển phương tiện vận tải cũng có trách nhiệm khai báo hải quan đối với các phương tiện xuất cảnh, nhập cảnh như tàu biển, máy bay, container hoặc phương tiện vận chuyển khác. Việc kê khai giúp cơ quan chức năng kiểm soát luồng vận chuyển tại cửa khẩu.

- Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc bưu chính quốc tế có trách nhiệm thực hiện khai báo hải quan thay cho người gửi hàng hóa chuyển phát nước ngoài. Điều này đặc biệt quan trọng do thời gian xử lý ngắn và khối lượng hàng hóa lớn.

– Tổ chức hoặc cá nhân thực hiện dịch vụ quá cảnh, trung chuyển hàng hóa qua lãnh thổ Việt Nam cũng thuộc nhóm đối tượng phải khai báo hải quan giúp đảm bảo các hoạt động vận chuyển xuyên biên giới để tuân thủ đúng theo quy định luật pháp hiện hành. 

3. Vai trò và ý nghĩa của khai báo hải quan
Khai báo hải quan không đơn thuần là một thủ tục hành chính bắt buộc mà còn đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu và quản lý thương mại quốc tế. 

- Với cơ quan nhà nước thì khai báo hải quan là công cụ quan trọng để kiểm soát dòng chảy hàng hóa qua biên giới, thu đúng – thu đủ – thu kịp thời các khoản thuế, phí theo quy định. Thông qua các hoạt động hải quan, Nhà nước tăng cường bảo vệ an ninh biên giới, phòng chống buôn lậu, gian lận thương mại và giám sát chặt chẽ các mặt hàng có điều kiện như thuốc, thực phẩm, máy móc, thiết bị chuyên ngành.

- Doanh nghiệp thì việc khai báo hải quan là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được phép thông quan hợp pháp. Hoạt động kê khai chính xác sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được chi phí thuế, phí vận chuyển và hình thành bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ phục vụ cho kế toán, kiểm toán và công tác thanh tra thuế trong tương lai. Khai báo đúng ngay từ đầu cũng giúp giảm rủi ro bị phạt, truy thu hoặc kéo dài thời gian thông quan.

- Với thị trường, dữ liệu từ tờ khai hải quan là dữ liệu quan trọng để Chính Phủ cùng cơ quan quản lý đánh giá được tình trạng xuất nhập khẩu nguyên liệu, hàng hoá và xu hướng giao thương trong từng giai đoạn. Đây là một trong những cơ sở để xây dựng chính sách thương mại, điều hành kinh tế vĩ mô cũng như hỗ trợ doanh nghiệp phát triển một cách bền vững. 

- Việc ứng dụng khai báo hải quan điện tử đã góp phần minh bạch hóa công tác quản lý nhà nước. Quy trình số hóa giúp giảm thiểu tiêu cực, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và thúc đẩy môi trường thương mại cạnh tranh, hiện đại.

4. Hình thức khai báo hải quan hiện nay

Tùy theo tính chất của từng lô hàng và thực trạng hoạt động thì pháp luật Việt Nam quy định hai hình thức khai báo hải quan bao gồm khai báo điện tử và khai báo bằng hồ sơ giấy. Trong đó hình thức khai báo điện tử đang là phương thức chủ đạo và gần như bắt buộc với các hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay. 

Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS
Khai báo hải quan điện tử là hình thức được áp dụng với hơn 98% doanh nghiệp. Hệ thống VNACCS/VCIS được triển khai từ năm 2014 với sự hỗ trợ của Chính phủ Nhật Bản đã cho phép người dùng thực hiện toàn bộ quy trình khai báo và truyền dữ liệu cũng như nhận phản hồi từ cơ quan hải quan qua hình thức trực tuyến. 

Ưu điểm của khai báo hải quan điện tử: 

- Doanh nghiệp có thể khai báo 24/7 mà không cần trực tiếp tới cơ quan hải quan. 

- Hệ thống tự động phân luồng tờ khai theo mức độ rủi ro (luồng xanh, vàng, đỏ).

- Hỗ trợ kiểm tra mã hồ sơ, tích hợp ℅ điện tử và tự động tính các khoản thuế phải nộp. 

- Dữ liệu khai báo được lưu trữ tập trung thuận tiện cho việc tra cứu và đối chiếu cũng như xuất báo cáo khi cần thiết. 

Nhược điểm của khai báo hải quan điện tử: 

- Người thực hiện có kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên ngành, chữ ký số và token. 

- Nếu khai sai thông tin tờ khai có thể bị hệ thống từ chối hoặc phân vào luồng kiểm tra làm kéo dài thời gian thông quan. 

Khai báo hải quan bằng hồ sơ giấy

Theo Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP, nguyên tắc chung là khai hải quan phải thực hiện bằng phương thức điện tử. Khai báo bằng tờ khai giấy chỉ được áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt như sau: 

- Áp dụng với hàng hoá của cư dân biên giới, hàng vượt định mức miễn thuế, hàng cứu  trợ khẩn cấp hoặc viện trợ nhân đạo. 

- Hàng hoá phục vụ mục đích an ninh, quốc phòng, quà biếu hay quà tặng cá nhân, tài sản di chuyển của cá nhân cũng thuộc nhóm được phép khai trên hồ sơ giấy. 

- Trường hợp hệ thống khai báo điện tử gặp sự cố, người khai phải có văn bản thông báo rõ nguyên nhân và thời gian khắc phục để được tạm thời khai giấy. 

- Một số trường hợp đặc thù khác sẽ do Bộ Tài chính quy định.

Tóm lại khai báo hải quan bằng giấy chỉ áp dụng với những trường hợp đặc biệt hoặc xảy ra sự cố kỹ thuật, còn khai báo hải quan điện tử  là hình thức chủ yếu và bắt buộc phải thực hiện trong các hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay. 

5. Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử chi tiết

Để quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và đúng quy định thì người khai báo hải quan cần thực hiện theo từng bước rõ ràng và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đến nhận hàng cũng nhu lưu trữ chứng từ. 

- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. 

• Người khai báo cần tập hợp đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại (invoice), phiếu đóng gói (packing list), vận đơn (bill of lading), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có, cùng các giấy phép chuyên ngành trong trường hợp hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt.
• Việc xác định chính xác mã HS, trị giá hàng hóa và loại hình xuất nhập khẩu như A11, B11… là yếu tố quan trọng để tránh sai sót khi khai báo.

- Bước 2: Khai báo dữ liệu trên phần mềm. 

• Người khai sẽ tiến hành nhập dữ liệu trên phần mềm khai báo hải quan điện tử. Các doanh nghiệp sẽ đăng nhập vào hệ thống VNACCS thông qua các phần mềm phổ biến như Thái Sơn, ECUS5 hoặc các nền tảng tích hợp của FPT, BKAV. 
• Tại đây, người khai lựa chọn đúng loại hình, khai chi tiết từng dòng hàng, đính kèm chứng từ scan định dạng PDF, sau đó ký số và gửi tờ khai lên hệ thống.

- Bước 3: Nhận kết quả phân luồng tờ khai. 

• Hệ thống sẽ tự động phân luồng dựa trên mức độ rủi ro. 
• Với luồng xanh, hàng hóa được thông quan ngay. 
• Luồng vàng yêu cầu người khai nộp hồ sơ để hải quan kiểm tra chứng từ. 
• Trường hợp luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi quyết định thông quan.

- Bước 4: Nộp thuế và lệ phí.

• Doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua hệ thống ngân hàng thương mại đã kết nối với hải quan hoặc nộp trực tiếp tại kho bạc nhà nước.
•  Một số doanh nghiệp đáp ứng điều kiện theo quy định có thể được ân hạn thời gian nộp thuế lên đến 30 ngày.

- Bước 5: Lấy hàng và lưu trữ hồ sơ. 

• Sau khi tờ khai hải quan được thông quan thì người khai sẽ in tờ khai hải quan để xuất trình tại cảng hoặc kho nhận hàng. Toàn bộ chứng từ liên quan cần được lưu giữ tối thiểu 5 năm để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế khi cần thiết.

6.  Hồ Sơ Khai Báo Hải Quan Gồm Những Gì?

Tùy theo loại hình xuất/nhập mà hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, cơ bản gồm:

7. Thời hạn nộp tờ khai hải quan theo từng loại hình

Thời hạn nộp tờ khai hải quan sẽ được quy định khác nhau tuỳ theo phương thức xuất nhập khẩu và loại hình vận chuyển. Việc nắm rõ những mốc thời gian này giúp cho các doanh nghiệp chủ động kế hoạch giao nhận, tránh vi phạm hành chính cũng như đảm bảo được quá trình thông quan được diễn ra thuận lợi. 

- Đối với hàng hóa xuất khẩu. 

Tờ khai hải quan phải được nộp sau khi hàng đã tập kết tại địa điểm thông báo và chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Còn với hàng hóa xuất khẩu bằng  dịch vụ chuyển phát nhanh thì thời hạn nộp tờ khai được rút ngắn, không muộn hơn 2 giờ trước khi phương tiện chuyển hàng rời khỏi lãnh thổ Việt Nam. 

- Với hàng hóa nhập khẩu. 

Người thực hiện khai hải quan có thể nộp tờ khai trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc chậm nhất trong 30 ngày kể từ ngày hàng hoá đến cửa khẩu nhập đầu tiên. Quy định này tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp chủ động việc chuẩn bị hồ sơ, đồng thời vẫn đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập khẩu. 

- Phương tiện vận tải quá cảnh.

Việc khai báo phải được thực hiện ngay khi phương tiện đến cửa khẩu nhập cảnh đầu tiên và hoàn tất trước khi quá cảnh qua cửa khẩu xuất cuối cùng, theo quy định tại Điều 69 Luật Hải quan năm 2014.

Tuân thủ đúng thời hạn nộp tờ khai hải quan không chỉ giúp tránh các khoản phạt vi phạm hành chính mà còn góp phần đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ, hạn chế phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

8. Trách nhiệm và nghĩa vụ của người khai hải quan

Người khai hải quan thường sẽ bao gồm các chủ hàng hoá, đại lý làm thủ tục hải quan sẽ cần có trách nhiệm khai báo chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. 

Người khai cần khai đầy đủ trung thực, đúng mẫu các thông tin trên tờ khai hải quan, tuyệt đối không che giấu hoặc khai sai mã HS, trị giá tính thuế, xuất xứ hay bản chất hàng hóa.

Đồng thời người khai có nghĩa vụ lưu giữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến lô hàng trong thời hạn tối thiểu 5 năm để phục vụ công tác hậu kiểm, thanh tra của cơ quan hải quan. Trong quá trình kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa, người khai cần hợp tác đầy đủ với cơ quan chức năng theo yêu cầu.

Trường hợp phát sinh hành vi gian lận, trốn thuế hoặc cung cấp thông tin sai lệch, người khai hải quan phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật theo các chế tài hiện hành.

9. Khi nào cần sửa đổi hoặc hủy tờ khai hải quan?

 Trong quá trình khai báo hải quan thì việc xảy ra sai sót thông tin hay thay đổi kế hoạch xuất nhập khẩu là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, người khai cần thực hiện theo đúng quy trình xử lý để đảm bảo việc tuân thủ pháp luật cũng như hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình khai báo. 

Trường hợp khai bổ sung hoặc sửa đổi tờ khai hải quan sẽ được áp dụng khi người khai phát hiện thông tin khai báo chưa chính xác hoặc có sự thay đổi sau khi nộp tờ khai. Việc bổ sung thực hiện các chức năng trên hệ thống theo mẫu ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC với điều kiện tờ khai chưa được thông quan. Nội dung sửa đổi có thể liên quan đến tên hàng, số lượng, mã HS, trị giá, xuất xứ hoặc các thông tin kỹ thuật khác của lô hàng.

Trong trường hợp đặc biệt thì việc huỷ tờ khai hải quan là giải pháp cần thiết. Lúc này người khai có thể đề nghị huỷ tờ khai khi lô hàng không thực hiện xuất nhập khẩu. Thông tin khai báo sai toàn bộ nội dung, hợp đồng, phương thức giao dịch thay đổi lớn không thể điều chỉnh bằng hình thức khai bổ sung. Chính vì vậy việc huỷ tờ khai chỉ chấp nhận khi tờ khai chưa thông quan và có công văn đề nghị huỷ theo mẫu kèm theo xác nhận của cơ quan hải quan. 

Trách nhiệm pháp lý khi khai sai là một trong những vấn đề người khai cần lưu ý. Việc khai sai dẫn đến thất thu thuế hay vi phạm quy định về xuất nhập khẩu nên người khai có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tuỳ theo mức độ. Trong một số trường hợp nghiêm trọng hàng hoá sẽ bị từ chối thông quan hoặc niêm phong phục vụ việc điều tra. 

Tóm lại, người khai được phép sửa đổi tờ khai khi phát hiện sai sót về thông tin nhưng hàng hóa chưa được thông quan. Việc hủy tờ khai chỉ nên thực hiện khi không thể điều chỉnh bằng khai bổ sung và cần tuân thủ đầy đủ thủ tục, hồ sơ theo quy định của cơ quan hải quan.