QUY TRÌNH GOM HÀNG LẺ GỒM CÁC GIAI ĐOẠN NÀO?

Đối với các giao dịch thương mại quốc tế, không phải lúc nào bên mua hàng cần nhập kiện hàng với số lượng lớn mà chỉ có nhu cầu mua kiện hàng đơn lẻ. Khi ấy, khách hàng cần nắm rõ thông tin và các bước của quy trình gom hàng lẻ để đưa ra yêu cầu với những công ty dịch vụ.

Vậy gom hàng lẻ là gì và quy trình này diễn ra như thế nào? Tìm hiểu nội dung bài viết để biết thêm thông tin.

1. Hàng lẻ và hoạt động gom hàng lẻ

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hàng lẻ thường được gọi là LCL (viết tắt của Less Than Container Loading) chỉ các kiện hàng cần vận chuyển với số lượng, khối lượng ít, không đủ xếp đầy một container. Vì vậy khi cần chuyển tại, lô hàng này cần được ghép chung với các lô của chủ hàng khác.

Hình ảnh 1: Gom các lô hàng lẻ đến kho tập trung

Quy trình gom hàng lẻ thường là dịch vụ của các công ty chuyên cung cấp hoạt động kết hợp kiện hàng lẻ của nhiều bên khách hàng. Sau đó tiến hành phân loại, bố trí và xếp hàng chung vào một container, tạo thành FCL - lô hàng nguyên container và thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu cần thiết khác. Hàng hóa sau đó sẽ được đảm bảo giao đến từng địa chỉ cụ thể.

2. Lợi ích của gom hàng lẻ với các bên tham gia giao dịch

2.1 Với bên gửi hàng

• Giá cước gửi hàng lẻ thấp hơn nhiều giá cước phải trả cho đơn vị vận tải thông thường
• Mở rộng phạm vi gửi hàng khi chỉ cần liên kết với một bên gom hàng lẻ. Vì vậy, quy trình làm việc sẽ được rút ngắn và thuận tiện hơn so với việc chủ động liên hệ với nhiều đơn vị chuyên chở khác nhau
• Bên gom hàng lẻ sẽ thay bên gửi hàng làm dịch vụ đưa hàng from door to door và phân phối hàng đến địa điểm (các bên vận chuyển không chịu trách nhiệm kết hợp các hoạt động này)

2.2 Với công ty chuyên gom hàng lẻ

• Tiết kiệm nguồn nhân lực, nguồn tài chính, thời gian và giấy tờ vì có thể giải quyết nhiều đơn hàng trong một lần.
• Thu đầy đủ giá cước từ các bên gửi hàng lẻ, hạn chế thất thu

2.3 Với đơn vị thực hiện gom hàng trực tiếp

• Hưởng chiết khấu với sự chênh lệch giữa tổng giá cước từ chủ hàng lẻ và cước phí trả cho bên chuyên vận chuyển.

Ngoài ra, các hoạt động gom hàng lẻ giúp giảm thiểu đáng kể phần ngoại tệ đưa ra các nước khác và gia tăng sức cạnh tranh cho hàng xuất khẩu khi tối ưu hóa giá thành cho hoạt động này.

Xem thêm: Mua Lego Trung Quốc giá rẻ: Hướng dẫn chi tiết và những điều cần lưu ý

Hình ảnh 2.3: Cảng dỡ/xếp hàng hóa

3. Đặc điểm cần lưu ý với quy trình gom hàng lẻ

• Hàng lẻ được vận chuyển với sự kết hợp của 2 phương thức vận tải phổ biến là giao lẻ và giao nguyên container. Cụ thể hơn, có thể hiểu quy trình giao hàng này theo hai loại hình khác nhau:

• Gửi nguyên container, giao hàng lẻ (FCL/LCL)
• Gửi hàng lẻ, giao nguyên container (LCL/FCL)

• Bên bán hàng sẽ phải trả chi nguyên giao hàng lẻ LCL đến những kho tập trung hàng lẻ để kết hợp đóng hàng vào container. Kho nhận hàng này thường là địa điểm khai thác hàng lẻ được biết đến với tên gọi Container Freight Station - CFS.
• Chủ hàng hóa cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm những chứng từ được yêu cầu cho hàng hóa và nhận vận đơn HBL - House Bill of Lading từ đơn vị vận tải phát hành.

4. Quy trình gom hàng lẻ trải qua các giai đoạn cơ bản

• Thu nhận thông tin nhu cầu gom hàng lẻ của khách hàng

• Gửi báo giá dịch vụ

• Chuẩn bị hàng gửi

• Kiểm tra thể tích/trọng lượng tính giá cước

• Thực hiện các thủ tục khai báo Hải quan

• Thiết lập hồ sơ đầy đủ chứng từ gửi khách hàng

• Thông báo quy trình vận tải và thời gian giao hàng hóa

• Sau khi hàng đến cảng nhận, gửi thông báo cho khách hàng

• Giao hàng đến địa điểm

5. Quy trình gom hàng lẻ cụ thể như thế nào?

Bước 1: Xác định loại hàng hóa lẻ được đóng chung container trong tuần tại thời điểm nhất định: gồm hàng nominate hoặc hàng freehand. Trong đó:

• Hàng freehand là loại hàng hóa thông thường, bên gửi (shipper) chủ động thực hiện các hoạt động lựa chọn hãng tàu, book dịch vụ, hoàn tất thủ tục khai báo và thanh toán các cước phí vận tải theo các điều kiện Incoterms (nhóm C). Hàng freehand thường được biết đến với các loại hàng sale từ khách hàng trực tiếp (bên xuất khẩu) hoặc hàng sale các forwarder tại điểm xuất khẩu.
• Hàng nominated là hàng hóa chỉ định, bên mua sẽ chịu trách nhiệm mọi giai đoạn từ chọn hãng tàu, trả chi phí vận chuyển, gửi booking cho bên xuất hàng. Bên gửi hàng chỉ cần thanh toán phụ phí địa phương Local Charge tại điểm xuất khẩu. Đối với hàng chỉ định, cước phí thanh toán theo điều kiện Incoterms nhóm F.

Bước 2: Nhận booking từ hãng tàu tùy theo lượng hàng vận chuyển dự kiến (theo các điều kiện đóng container 20 hoặc 40). Sau đó làm và gửi booking đến khách hàng.

Bước 3: Lên kế hoạch đóng hàng container trong thời gian tuần đó và gửi đơn vị kho để bộ phận sắp xếp nhận hàng cùng tờ khai Hải quan.

Bước 4: Khi khách hàng giao hàng hóa đến kho, cần theo dõi quy trình nhận hàng và tờ khai này.

Bước 5: Nếu có kiện hàng của khách hàng trực tiếp (Exporter), cần mở hải quan xuất khẩu.

Nếu có kiện hàng loại freehand, cần làm shipping mark.

Bước 6: Khi lô hàng đặc biệt cần đảm bảo điều kiện cần kiểm dịch hoặc hun trùng, liên hệ với đơn vị khử trùng để kiểm tra hàng trong container.

Hình ảnh 5: Xếp kiện hàng lẻ lên nguyên container

Bước 7: Sau quá trình nhận hàng hoàn tất, đơn vị kho sắp xếp đóng và ghép hàng, gửi thông tin đã tổng hợp cho bộ phận văn phòng.

Bước 8: Thực hiện các bước lập hóa đơn và vận đơn:

• Nhận hướng dẫn lập Bill từ Exporter (khách hàng giao hàng)
• Lập House Bill dạng nháp để gửi khách hàng kiểm tra trước khi xác nhận
• Thực hiện khai báo manifest và gửi vận đơn cho khách hàng
• Gửi hàng tàu hướng dẫn lập Bill
• Hãng tàu gửi trả Master Bill, kiểm tra bản nháp trước khi xác nhận vận đơn cuối cùng.

Bước 9: Nếu đóng hàng gián tiếp, hồ sơ cần được gửi đến đại lý tại đầu chuyển tải, nếu đóng hàng trực tiếp, gửi hồ sơ đến đại lý tại đầu nhập hàng.

Bước 10: Gửi Loading Confirmation đến khách hàng khi hàng hóa đã được chuyển đến cảng đi (hàng được đóng gián tiếp).

Bước 11: Lập House Bill bản gốc và bản copy nếu cần gửi khách hàng để họ gửi đến bên nhận hàng và làm thực xuất.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ chứng từ và quy trình, chuyển thông tin thanh toán đến kế toán để theo dõi.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng các trang web mua hàng nội địa Trung Quốc uy tín

6. Giá cước vận chuyển khi gom hàng lẻ

Với các chuyến hàng lẻ LCL, có thể tham khảo các cách sau để tính giá cước vận chuyển tùy theo các loại hình vận tải:

Thứ nhất, đo kích thước tính theo mét (m) của các kiện hàng ở các cạnh (rộng, dài cao) để tính thể tích theo đơn vị quy chuẩn CBM.

Thứ hai, xác định khối lượng của kiện hàng khi cân kiện tính theo đơn vị quy chuẩn là tấn (MT)

Thứ ba, công ty cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ đưa thông tin báo giá về giá cước vận chuyển, từ đó có thể tính chi phí chuyển hàng theo hai đơn vị trọng lượng và thể tích.

Mức giá cước được áp dụng cho lô hàng của bạn sẽ lựa chọn lấy mức giá cao hơn khi tính theo đơn vị trên.

Hình ảnh 6: Giao hàng lẻ tận nơi

7. Tạm kết

Có thể thấy, quy trình gom hàng lẻ trải qua nhiều giai đoạn phức tạp và yêu cầu kiến thức cũng như cập nhật thông tin của hoạt động xuất nhập khẩu một cách toàn diện. Hy vọng bài viết giúp bạn đọc nắm bắt phần nào nội dung của quy trình này để đưa ra yêu cầu chính xác tới các công ty cung cấp dịch vụ chuyên biệt.

Nếu cần hiểu chi tiết về khai thác nguồn hàng và vận chuyển hàng hóa Trung Quốc - Việt Nam, liên hệ NBT Logistics để được tư vấn nhanh chóng.

-------------------------------

NBT Logistics

Giải pháp thông minh - Trải nghiệm ấn tượng

Hotline: 0931.486.111

Website: nbtlogistics.vn

Address: Tòa Fafim A, số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội