HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ LÀ GÌ? 4 ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ

Nếu hoạt động trong lĩnh vực Logistics và tìm hiểu về thương mại và xuất nhập khẩu quốc tế, bạn sẽ thấy thuật ngữ hóa đơn chiếu lệ xuất hiện nhiều lần. Cụ thể, hóa đơn chiếu lệ là gì? Chức năng và lợi ích của hóa đơn chiếu lệ như thế nào?

Tìm hiểu về những vấn đề liên quan đến hóa đơn chiếu lệ trong bài viết dưới đây của Bảo Tín Logistics.

1. Hóa đơn chiếu lệ là gì?

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice - PI) là hóa đơn được bên bán (bên xuất khẩu) cung cấp trước khi giao dịch hoàn tất - hàng hóa, dịch vụ chưa được giao. Nhờ đó, bên mua (bên nhập khẩu) được cam kết về thông tin lô hàng là chính xác với thực tế.

Khi nhìn vào thông tin trên bản hóa đơn chiếu lệ, bạn sẽ nắm bắt đầy đủ về loại hàng hóa giao dịch, số lượng, giá trị từng sản phẩm, dịch vụ, tổng chi phí,...

Dựa vào thông tin trong hóa đơn chiếu lệ, hai bên tham gia giao dịch có thể tiếp tục bổ sung, sửa đổi những điều khoản chung để tiến tới quyết định thống nhất. Vì vậy, thực chất hóa đơn chiếu lệ được coi là bản nháp cho phép chỉnh sửa cho đến khi đưa ra điều kiện hợp lý nhất với các bên liên quan. Sau đó, những điều khoản này được đưa vào hợp đồng thương mại và chính thức xác nhận giao dịch.

Nói cách khác, hóa đơn chiếu lệ cung cấp đến bên nhập khẩu thông tin cần biết từ một giao dịch, tuy nhiên không có nghĩa vụ pháp lý nào được tạo ra về việc phải thực hiện giao dịch.

Hóa đơn chiếu lệ

2. Nội dung cần thiết trong hóa đơn chiếu lệ là gì?

• Bên bán và bên mua: Đầy đủ thông tin họ tên, địa chỉ, cách thức liên lạc của hai bên liên quan
• Số hóa đơn: Định danh cho hóa đơn
• Ngày lập hóa đơn: Thời gian lập hóa đơn chiếu lệ
• Thông tin sản phẩm và dịch vụ: Mô tả chi tiết số lượng, đơn vị tính, đơn giá của từng sản phẩm, dịch vụ và tổng giá tiền.
• Chi phí bổ sung: Các khoản chi phí bổ sung (nếu có) như phí vận chuyển, thuế, bảo hiểm,...
• Tổng giá trị đơn hàng: Gồm chi phí mua sản phẩm, dịch vụ và chi phí bổ sung khác
• Điều kiện và điều khoản của giao dịch
• Thời gian giao hàng: Dự kiến thời gian cụ thể được chuyển đi từ nơi gửi

Xem thêm: Tại sao nên mua bảo hiểm hàng hóa cho hàng giá trị cao, dễ hỏng?

3. Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ?

Khi được tư vấn mua hàng, mỗi bên tham gia giao dịch thường chuẩn bị trước một bản hóa đơn chiếu lệ. Điều này giúp quá trình thương thảo đàm phán trở nên rõ ràng và thống nhất về mọi điều khoản trong thời gian ngắn. Bản hóa đơn chiếu lệ này là cơ sở tham khảo để hai bên có thể đưa ra những phương án chỉnh sửa và xử lý với điều kiện thuận lợi hơn.

Cụ thể hơn, hóa đơn chiếu lệ thường được phát hành tại thời điểm:

• Hàng hóa chưa có sẵn hoặc chưa được giao, đơn vị xuất khẩu cần cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng trong những chứng từ cần thiết.
• Một số quốc gia yêu cầu thông tin rõ ràng về giá trị đơn hàng. Vì vậy, hóa đơn chiếu lệ là điều kiện để đơn vị nhập khẩu xác nhận giá trị lô hàng, từ đó hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu.
• Hóa đơn thương mại chưa có đầy đủ thông tin cần thiết để phát hành, khi đó hóa đơn chiếu lệ vẫn có thể được phát hành khi cả hai bên xuất và nhập khẩu đã nắm bắt đầy đủ thông tin về lô hàng.

Tuy nhiên, hiện nay chưa có quy định chính thức đề cập đến thời điểm cụ thể phát hành hóa đơn chiếu lệ. Vì vậy, bên bán không bắt buộc phát hành hóa đơn này trong quá trình giao dịch.

Hóa đơn chiếu lệ cần thiết khi làm thủ tục tại Hải quan

Xem thêm: Quy trình vận chuyển chính ngạch của công ty bảo tín logistics

4. Điểm chung và khác biệt giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ là gì?

4.1 Đặc điểm chung

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice - PI) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice - CI) có điểm giống nhau về mặt nội dung. Cụ thể, hai loại hóa đơn đều đưa ra thông tin rõ ràng về đặc điểm và giá của hàng hóa. Đặc biệt, hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng trong các trường hợp như gửi bán, gửi đến các triển lãm. Ngoài ra, các đơn vị cũng dùng Proforma Invoice trong trường hợp làm thủ tục xin nhập khẩu hoặc làm đơn chào hàng.

4.2 Điểm khác nhau

Giữa hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại có sự khác biệt rõ rệt về các đặc điểm sau:

Về mục đích:

• PI có tính chất tương tự một đề xuất giao dịch hay báo giá và được gửi đi trước khi giao dịch chính thức được thực hiện.
• Sau khi một giao dịch được hoàn tất, CI được sử dụng là hóa đơn chính thức, bao gồm các nội dung về dịch vụ, sản phẩm và giá cả đã cung cấp.

Về tính pháp lý:

• PI không phải là hóa đơn chính thức nên không có tính hợp pháp. Đồng nghĩa với việc không tạo nên nghĩa vụ pháp lý với các bên liên quan.
• CI minh chứng cho sự tồn tại của một giao dịch và là hóa đơn có giá trị pháp lý. Trong trường hợp dẫn đến tranh chấp, các bên chỉ có thể sử dụng hóa đơn thương mại này.

Về thời điểm phát hành:

• PI được phát hành trước khi gửi hàng hoặc không có sẵn hàng hóa để gửi
• CI được phát hành sau khi hàng hóa đã đóng vào container hoặc sau khi gửi hàng hóa đi

Về chức năng hạch toán:

• PI không có chức năng hạch toán
• CI có chức năng hạch toán và dùng để làm thủ tục thông quan xuất nhập khẩu

Về chi phí thanh toán:

• PI cho phép thay đổi số tiền thanh toán nhiều lần
• CI cố định số tiền được chốt trong giao dịch 

Về tính chất cam kết:

• PI có tác dụng tương tự bảng chào giá, vì vậy người mua có thể mua hàng hoặc không
• CI là chứng từ quan trọng, được sử dụng để xác nhận giao dịch giữa các bên

Lưu ý, thời điểm hiện tại chỉ hóa đơn thương mại được chấp nhận là chứng từ thanh toán bởi Hải quan Việt Nam. Trong những trường hợp cần thiết cần giải thích chi tiết hơn với đơn vị Hải quan, doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) thay thế hợp đồng thương mại (Commercial Invoice).

Hóa đơn chiếu lệ được yêu cầu khi làm thủ tục thông quan

5. Tạm kết

Bài viết đã giải đáp một số định nghĩa và điều cần biết giúp bạn đọc trả lời câu hỏi “Hóa đơn chiếu lệ là gì”. Hy vọng thông tin được đề cập trong bài viết hữu ích với cá nhân, tổ chức bắt đầu tham gia quá trình giao dịch xuất nhập khẩu. Nếu gặp khó khăn trong hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu, liên hệ Bảo Tín logistics để nhận tư vấn trong thời gian sớm nhất.

-------------------------------

BẢO TÍN LOGISTICS - Vận chuyển Trung Việt

- Address: Tòa nhà VNT Tower, số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

- Hotline: 0931.486.111

- Website: baotinlogistics.com.vn