CÁCH TRA CỨU TỜ KHAI HẢI QUAN NHANH CHÓNG, ĐƠN GIẢN

Các cá nhân, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, vận chuyển và Logistics đã quen thuộc với tờ khai Hải quan. Đây là loại chứng từ bắt buộc khi hàng hóa được kê khai thông tin chính xác, đầy đủ khi thông quan qua các cửa khẩu vào thị trường Việt Nam. Tuy nhiên sau khi mở tờ khai và cập nhật lên hệ thống phần mềm Hải quan, doanh nghiệp vẫn cần tra cứu tờ khai để nắm bắt tình trạng đơn hàng và đối chiếu thông tin để tránh sai lỗi, dẫn đến rủi ro phát sinh trong quy trình này.

1. Khi nào cần tra cứu tờ khai Hải quan?

Việc tra cứu thông tin trên tờ khai Hải quan điện tử được thực hiện sau khi trực tiếp doanh nghiệp hoặc ủy thác đơn vị dịch vụ xuất nhập khẩu thực hiện mở tờ khai và truyền lên phần mềm khai báo của Cơ quan Hải quan địa phương.

Việc tra cứu này giúp doanh nghiệp kiểm tra và so sánh những thông tin trên tờ khai và trạng thái xử lý của chúng. Nếu phát hiện sai sót hoặc thông tin đưa lên chưa chính xác, doanh nghiệp hoặc bên dịch vụ thông báo kịp thời đến Cục Hải quan (theo các loại hình vận tải đang áp dụng). Từ đó các phương án xử lý, thay đổi và biện pháp điều chỉnh được đưa ra nhanh chóng.

Khi thực hiện tra cứu và đối chiếu thông tin, sẽ giảm thiểu các sai lệch và khác biệt về tình trạng hàng hóa hoặc thông tin doanh nghiệp so với tờ khai trên hệ thống Hải quan.

>> Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan từ A-Z

Hình ảnh 1: Thực hiện tra cứu tờ khai Hải quan

2. Làm thế nào để tra cứu tờ khai Hải quan?

Tùy thuộc vào loại hình mà doanh nghiệp đang lựa chọn vận chuyển cho hàng hóa theo đường hàng không, đường bộ hay đường biển, mà hoạt động tra cứu tờ khai sẽ có khác biệt. Dưới đây là các bước tổng quát để tra cứu thông tin đối với hàng hóa được chuyển theo một số cách thức:

2.1 Tra cứu tờ khai Hải quan điện tử của hàng hóa theo vận tải đường biển

Bước 1: Người tra cứu cần truy cập vào website Tổng cục Hải quan Việt Nam tại đây.

Bước 2: Hệ thống hiện thông tin cần người dùng điền chính xác theo như tờ khai đã truyền trước đó, bao gồm:

• Số tờ khai
• Mã doanh nghiệp
• Số chứng minh thư (được hiểu là số CCCD- định danh cá nhân)
• Mã captcha bảo mật

Khi đó, website sẽ trả về thông báo về tình trạng hàng hóa trong quy trình vận chuyển, ví dụ:

• Địa điểm chứa hàng hóa
• Số lượng lô hàng
• Thời gian gửi và nhận hàng tại mỗi cảng (Port)
• Tình trạng nộp thuế

>> Xem thêm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Hình ảnh 2.1: Giao diện trang chủ tra cứu tờ khai Hải quan

2.2 Tra cứu tờ khai Hải quan điện tử của hàng hóa theo vận tải đường hàng không

Nếu hàng hóa của doanh nghiệp được xuất nhập khẩu theo đường hàng không, thì khi việc tra cứu có thể dễ dàng và đơn giản hơn so với tra cứu hàng hóa qua đường biển. Không cần truy cập vào trang thông tin của Cục Hải quan, người tra cứu tờ khai truy cập website theo từng hãng vận chuyển mà doanh nghiệp đã lựa chọn trước đó. 

Một số hãng bay chuyên chở hàng quốc tế phổ biến hiện nay như: Fedex, DHL, UPS,...

Thường các trang web của các hãng này có hiển thị mục “tìm kiếm theo nội dung”, doanh nghiệp chỉ cần điền mã vận đơn và nhận kết quả tra cứu. Khi đó, kết quả sẽ trả về thông tin của tờ khai Hải quan cũng như tình trạng chuyển hàng hóa ở từng chặng.

Một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện tra cứu tờ khai:

Dù hoạt động tra cứu khá đơn giản, người thực hiện nên lưu ý một vài thông tin để tránh nhầm lẫn hoặc cổng thông tin không trả về kết quả:

• Số chứng minh cần điền là số chứng minh thư (hay số định danh cá nhân) mà trước đó doanh nghiệp đã đăng ký với Tổng cục thuế. Thường sử dụng số định danh của chủ doanh nghiệp.
• Kiểm tra kỹ càng các thông tin khi nhận kết quả, các sai lỗi cần báo ngay cho Hải quan để xử lý và chỉnh sửa thông tin trên tờ khai Hải quan.

3. Tra cứu tờ khai dễ dàng hơn với dịch vụ khai báo hải quan của NBT Logistics

NBT Logistics cung cấp doanh nghiệp quy trình khai báo hải quan chuyên nghiệp gồm các giai đoạn sau:

• Tiếp nhận nhu cầu và thu thập thông tin từ nhà cung cấp hàng hóa và khách hàng
• Tư vấn dịch vụ, báo giá, ký kết hợp đồng và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ gồm các chứng từ, giấy tờ theo quy định để thực hiện khai báo thông quan
• Hàng hóa sau khi đến các cửa khẩu hoặc cảng hàng tại Việt Nam, thực hiện mở tờ khai điện tử
• Bám sát quy trình xử lý tại Cục Hải quan nhằm đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.
• Khi hàng hóa đã hoàn tất thông quan, gửi chứng từ cần thiết cho khách hàng

Trong quá trình này, khách hàng hoàn toàn có thể đề xuất mong muốn tra cứu tờ khai hoặc NBT Logistics chủ động kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo thông tin xuất trình chính xác và hợp lệ theo quy định.

Hình ảnh 3: Dịch vụ khai báo hải quan tại NBT Logistics

Với lợi thế về hệ sinh thái đa vận tải và nghiệp vụ chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm, NBT Logistics đưa ra cam kết với khách hàng:

• Chủ động tư vấn và hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi, linh hoạt xử lý các trường hợp rủi ro
• Liên tục cập nhật thông tin quy trình dịch vụ giúp khách hàng nắm bắt tiến độ vận chuyển hàng hóa
• Đa dịch vụ với nhiều mô hình vận chuyển kết hợp nội địa và quốc tế, đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu thuận lợi và đúng tiến độ.

Liên hệ NBT Logistics để được tư vấn về các dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa Trung - Việt.

-------------------------------

NBT Logistics

Giải pháp thông minh - Trải nghiệm ấn tượng

Hotline: 0931.486.111

Website: nbtlogistics.vn

Address: Tòa Fafim A, số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội