5 ĐIỀU CẦN LƯU Ý VỀ HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ

Mọi giao dịch trong và ngoài nước đều cần sử dụng hóa đơn thương mại để xác định trao đổi giữa các bên mua và bán. Tuy nhiên hoạt động xuất nhập khẩu thường sử dụng một loại chứng từ có hình thức gần giống, được gọi là hóa đơn chiếu lệ - cơ sở trong quá trình đàm phán giao dịch ngoại thương và xác nhận thông tin, đưa đến nội dung chính thức trong hóa đơn thương mại. Cùng tìm hiểu tổng quan về hóa đơn chiếu lệ và lưu ý khi phát hành loại hóa đơn này trong bài viết.

1. Hóa đơn chiếu lệ là gì? Vì sao cần sử dụng hóa đơn này?

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice - PI) là hóa đơn được phát hành trong quá trình đàm phán giao dịch thương mại giữa các bên mua bán. Loại tài liệu này được bên xuất khẩu hàng gửi đi nhằm thông báo về đặc điểm của lô hàng và giá cả dựa trên đơn đặt hàng trước đó của bên mua hoặc có nhu cầu tham khảo.

Proforma Invoice thường được coi là một hóa đơn mẫu để bên bán gửi đến người mua biết những mong đợi của họ với giao dịch này có thỏa đáng hay chưa. Tuy nhiên kiểu hóa đơn mẫu này không mang tính pháp lý và ràng buộc trách nhiệm với bất kỳ đơn vị nào.

Để hoàn thiện hóa đơn và hợp đồng thương mại, cần căn cứ vào thông tin từ hóa đơn chiếu lệ sau khi đã điều chỉnh nhiều lần để phù hợp lợi ích và nhu cầu mỗi bên, từ đó đi đến các quyết định thống nhất.

Nói cách khác, hóa đơn chiếu lệ là cơ sở tiền đề cho hợp đồng thương mại, giúp giảm thiếu những lỗi sai không các có khi bạn có thể thay đổi linh hoạt trong thời gian đàm phán và sử dụng loại hóa đơn này.

Hình ảnh 1: Mẫu hóa đơn nói chung

2. Thời điểm phát hành/yêu cầu phát hành hóa đơn chiếu lệ

• Hai bên xuất nhập lô hàng chưa trao đổi đầy đủ thông tin cần thiết cho giao dịch, và chưa thực hiện quá trình phát hành hóa đơn thương mại.
• Hàng hóa từ bên bán chưa được gửi đi và bên mua yêu cầu được cung cấp chứng từ xác thực về lô hàng và các yếu tố khác đối với giao dịch.
• Bên bán hàng cần gửi chứng từ có giá trị xác nhận thông tin sản phẩm để bên nhập hàng hoàn tất các thủ tục khai báo Hải quan.

3. Nội dung cơ bản của hóa đơn chiếu lệ

Gần tương tự hóa đơn thương mại, nội dung trên hóa đơn chiếu lệ cần điền đầy đủ các nhóm thông tin như thường xuất hiện trên bản Commercial Invoice:

• Nhóm thông tin 1: Thời gian phát hành hóa đơn (chính xác đến ngày/tháng) và số hóa đơn.
• Nhóm thông tin 2: Thông tin cụ thể về tên, cách thức liên lạc (số điện thoại, số fax, email), địa chỉ doanh nghiệp, tên người đại diện và quốc gia xuất nhập khẩu hàng của hai bên tham gia mua bán.
• Nhóm thông tin 3: Phương thức vận chuyển và thông tin về loại hình vận chuyển, cảng dỡ/xếp hàng và địa điểm hàng đi, hàng đến.
• Nhóm thông tin 4: Thông tin sản phẩm trong lô hàng: Tên mặt hàng, số serial, số model, số lượng, trọng lượng hàng, đơn vị tính và giá trị hàng hóa
• Nhóm thông tin 5: Phương thức thanh toán tùy theo xác nhận của hai bên, thông tin bao gồm cách thức và chi tiết thanh toán.
• Nhóm thông tin 6: Các thông tin ghi chú, điều khoản thỏa thuận thêm đã được thống nhất và xác nhận của hai bên xuất nhập khẩu gồm chữ ký, đóng dấu.

4. So sánh hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại

Hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại có điểm gì giống và khác nhau?

4.1 Hóa đơn chiếu lệ

• Thời gian phát hành: Trước khi hàng hóa được xuất đi, hóa đơn chiếu lệ được gửi để hai bên mua bán đàm phán hợp đồng
• Chức năng: sử dụng hóa để để trao đổi và cùng đi đến thống nhất về các điều khoản hợp đồng
• Nội dung hóa đơn chiếu lệ không thay đổi nhiều so với hóa đơn thương mại
• Có thể linh hoạt thay đổi thông tin nội dung nhiều lần trong quá trình đàm phán
• Tính chất pháp lý: Có tính chất cam kết giữa bên mua và bán, chứ không có tính pháp lý và xác định quyền, nghĩa vụ các bên liên quan về mặt pháp luật
• Không thể dùng loại hóa đơn này để hạch toán

4.2 Hóa đơn thương mại

• Thời gian phát hành: Sau khi bên bán đã hoàn tất đóng gói hàng hóa vào container hoặc khi gửi hàng hóa cho đơn vị vận chuyển.
• Chức năng: Xác định giao dịch thương mại và là chứng từ chính thức giữa hai bên
• Nội dung trên hóa đơn thương mại thường tuân theo bản mẫu gồm đầy đủ các thông tin được xác định từ trước và không được thay đổi khi đã phát hành.
• Tính chất pháp lý: Chứng từ bắt buộc phải có đối với hoạt động xuất nhập khẩu (kể cả khi doanh nghiệp thực hiện ủy thác cho bên làm dịch vụ), ngoại thương có tính chất pháp lý cao. Khi có tranh chấp pháp lý giữa các bên, cần sử dụng hóa đơn này để đối chiếu.
• Có chức năng hạch toán với cả hai bên mua và bán, sử dụng trong quá trình làm thủ tục khai báo Hải quan và là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu.

Hình ảnh 4.2: Hóa đơn thương mại

>> Tìm hiểu: Các bước tra cứu thuế nhập khẩu

5. Giải đáp một số câu hỏi liên quan đến hóa đơn chiếu lệ

5.1 Hóa đơn chiếu lệ có phải là hóa đơn nháp không?

Trong giao dịch thương mại, thông thường bên bán sẽ gửi một bản hóa đơn nháp trước khi phát hành hóa đơn chính thức cho bên mua. Vậy hóa đơn nháp có được coi là Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) không?

Tuy không nhiều, nhưng sự nhầm lẫn giữa hóa đơn nháp và hóa đơn chiếu lệ vẫn xảy ra trong giao dịch mua bán. Trên thực tế, tên gọi hóa đơn nháp không được quy định theo pháp luật mà chỉ là ngôn ngữ sử dụng tùy hoàn cảnh. Thông thường, kế hóa của bên bán sẽ gửi một bản hóa đơn nháp (chưa chính thức) cho bên mua có nội dung tương tự hóa đơn chính thức trước khi phát hành và cũng không có ký xác nhận của bất kỳ bên nào. Mục đích hóa đơn nháp giúp hóa đơn chính thức được phát hành mà không có sai sót sau khi cả hai bên giao dịch kiểm tra thông tin cần thiết. Bản hóa đơn này xuất hiện nhiều hơn khi thiết lập hóa đơn điện tử.

Vậy nên, hóa đơn “nháp” là bản kiểm tra thông tin, khác với hóa đơn chiếu lệ được sử dụng để đàm phán và điều chỉnh các điều khoản theo quy định.

5.2 Hóa đơn chiếu lệ có được coi là một bản báo giá không?

Báo giá thường được sử dụng trong các hoạt động mua bán tại thị trường trong nước, và có đặc điểm gần tương tự hóa đơn chiếu lệ trong hoạt động xuất nhập khẩu. Báo giá được gửi cho bên mua khi bên bán đã nhận thông tin về đơn đặt hàng. Với nội dung, báo giá thể hiện thông tin đầy đủ của bên bán và mua, tên hàng hóa, chủng loại, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và tổng tiền của các loại hàng hóa.

Trước khi đi đến thống nhất lập hóa đơn và ký kết hợp đồng giao dịch, cả hai bên đều có thể điều chỉnh báo giá theo thỏa thuận trong nhiều lần. Đến khi bên mua xác nhận báo giá và ký hợp đồng, trao đổi mua bán mới được diễn ra.

Tuy nhiên, hóa đơn chiếu lệ còn cần thống nhất các thông tin và yếu tố khác với hoạt động xuất, nhập hàng hóa như phương tiện vận chuyển, cảng vận chuyển, điểm đi hàng và nhận hàng,... chứ không chỉ tập trung và việc thỏa thuận giá cả mặt hàng như tính chất của báo giá.

Hình ảnh 5.2: Giải đáp thắc mắc liên quan đến hóa đơn chiếu lệ

6. Tổng kết

Mặc dù không thể hiện tính chất pháp lý như hóa đơn thương mại, hóa đơn chiếu lệ - Proforma Invoice vẫn cần thiết và giữ vai trò nhất định trong mọi giao dịch ngoại thương. Doanh nghiệp không nên bỏ qua thông tin trên loại hóa đơn này để đảm bảo cân đối lợi ích của các bên liên quan và hạn chế những sai sót trong hoạt động xuất nhập khẩu.

>> Xem thêm: Dịch vụ vận tải đường biển

-------------------------------

NBT Logistics 

Giải pháp thông minh - Trải nghiệm ấn tượng

Hotline:  0931.486.111

Website: nbtlogistics.vn

Address: Tòa nhà Fafim A, số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội